Vijf handvatten om dé perfecte vergaderlocatie te vinden

Als iedereen zich op z’n gemak moet voelen

Niet makkelijk: het reserveren van vergaderlocaties. Een vergaderlocatie moet immers aan heel wat voorwaarden voldoen. Het moet goed bereikbaar zijn. Iedereen moet zich er lekker op zijn of haar gemak voelen. De faciliteiten moeten afdoende zijn. En niet te vergeten: die faciliteiten moeten werken. Volgens mij heeft iedereen het wel eens meegemaakt: de presentatie wil niet starten.. Om zulke ellende te voorkomen geef ik je graag wat handvatten hoe je het reserveren van een vergaderlocatie tot een relaxte taak kunt omtoveren.

Reserveren van vergaderlocaties: doe dat vooral alleen

Het lijkt misschien slim een werkgroepje op te starten voor het reserveren van een vergaderlocatie. Ik raad je dat echter ten zeerste af. Hoe meer zielen, hoe meer meningen, hoe meer gedoe. Verzamel je vertrouwen en hak zelf die knopen door. Dat werkt stukken efficiënter en sneller. Maar hoe vind je nou die perfecte vergaderlocatie? Ai, dat blijkt toch niet zo makkelijk. Maar geen zorgen, we komen er wel.

Stap voor stap

Het reserveren van vergaderlocaties kan het beste stap voor stap aangepakt worden. Laten we beginnen met de reden van de vergadering. Is het een creatieve heisessie? Of juist een formele vergadering met externen? De vergaderlocatie moet daarnaast voor iedereen makkelijk te bereiken zijn. Het is verstandig je meteen af te vragen van hoe laat tot hoe laat de vergadering moet duren en hoeveel personen er aan deelnemen (en moet iedereen bovendien kunnen zitten?). Ten tweede is er natuurlijk een budget. Vraag dit na of bedenk dit zelf. Dan zijn er nog de faciliteiten. Is er een microfoon nodig? Moet er een presentatie getoond worden? Treedt er een spreker op? Moet er een professionele fotograaf rond kunnen lopen? Is een diner achteraf gewenst? Je kunt het zo gek niet bedenken of je moet er rekening mee houden. Hoe houd je dit gestructureerd? Schrijf. Alles. Op.

Vijf vragen in een helder overzicht

Als je dan je mooie lijstje hebt gemaakt; wat dan? Nederland alleen al bevat legio vergaderlocaties. Welke is het best geschikt om te reserveren? Wees gerust. Er zijn zowaar bedrijven die graag jouw lijstje in ontvangst nemen en aan de hand van jouw wensen een vergaderlocatie uitzoeken en reserveren. Daarom nog even in het kort:

  • Wat is het doel van de vergadering?
  • Hoeveel deelnemers worden er verwacht?
  • Hoeveel mag het huren van de vergaderlocatie kosten?
  • Welke faciliteiten moet de vergaderlocatie in elk geval te bieden hebben?
  • Zijn er bijkomende zaken gewenst (koffie, lunch, diner, podium, videoscherm, etc.)?

Besteed het uit

Kortom, ik raad je aan: pak het uitschrijven van de antwoorden op bovenstaande vragen zelf op en besteed het reserveren van de perfecte vergaderlocatie uit. Laat bedrijven die alle vergaderlocaties uit het land tot in detail kennen de keus voor jou maken. Dan komt alles goed. Zij reserveren vergaderlocaties dagelijks, dus ook die voor jouw bedrijf!

Reacties zijn gesloten.